Hvor udgiften til en vare eller ydelse indgår i projektets regnskab, skal denne være købt og anvendt i projektperioden. Der skal foreligge et bilag på udgiften. Det skal fremgå af bilaget, hvad udgiften vedrører, således at det kan konstateres, at udgiften er relevant for projektet.
Indeholder bilaget ikke-tilskudsberettigede udgifter, skal det afmærkes, hvilke poster der ikke anses som tilskudsberettigede. Bilagets samlede nettobeløb for tilskudsberettigede udgifter skal anføres.
Opmærksomhed på projektperioden
Udgifterne skal være afholdt inden for projektperioden, hvilket skal fremgå af bilaget.
Bilaget skal påføres en ledergodkendelse i forhold til projektrelevansen.
Betalingsdokumentation skal være eksterne dokumenter som eksempelvis bankkontoudtog eller en kvittering for betaling.
For lønudgifter i projektet skal der foreligge dokumentation for, at lønnen faktisk er udbetalt til eller afregnet over for den pågældende medarbejder. Lønsedlen vil i langt de fleste tilfælde være tilstrækkelig dokumentation.