Hvor udgiften til en vare eller ydelse indgår i projektets regnskab, skal denne være købt og anvendt i projektperioden. Der skal foreligge et bilag på udgiften. Det skal fremgå af bilaget, hvad udgiften vedrører, således at det kan konstateres, at udgiften er relevant for projektet.
Indeholder bilaget ikke-tilskudsberettigede udgifter, skal det afmærkes, hvilke poster der ikke anses som tilskudsberettigede. Bilagets samlede nettobeløb for tilskudsberettigede udgifter skal anføres.
Opmærksomhed på projektperioden
Udgifterne skal være afholdt inden for projektperioden, hvilket skal fremgå af bilaget.
Bilaget skal påføres en ledergodkendelse i forhold til projektrelevansen.
Betalingsdokumentation skal være eksterne dokumenter som eksempelvis bankkontoudtog eller en kvittering for betaling.
For lønudgifter i projektet skal der foreligge dokumentation for, at lønnen faktisk er udbetalt til eller afregnet over for den pågældende medarbejder. Lønsedlen vil i langt de fleste tilfælde være tilstrækkelig dokumentation.
To nyttige skabeloner
Social- og Boligstyrelsen tilbyder to nyttige Excel-skabeloner, der kan understøtte effektiv projektstyring for små foreninger og organisationer. Disse skabeloner er designet til at forenkle jeres administrative processer og sikre, at alle relevante oplysninger bliver dokumenteret korrekt.
Skabelon til timeregistrering
Denne skabelon er ideel til projektmedarbejdere og gør det nemt at registrere arbejdstimer. Den er særligt værdifuld for små foreninger uden et eksisterende system til timeregistrering. Projektledere kan udfylde de nødvendige felter for at skabe et klart og præcist overblik over arbejdet. For optimal nøjagtighed anbefaler vi, at timer registreres løbende.
Skabelon til oversigt over bilag
Bilagsoversigten giver et tydeligt overblik over udgifter og tilknyttede bilag, som revisorer kan anvende til effektiv behandling. Denne skabelon er velegnet til små foreninger, der ikke har etableret systemer for bilagsstyring. Projektledere kan tilpasse skabelonen efter behov for at sikre, at alle relevante oplysninger er inkluderet.
Disse skabeloner tilbydes som praktiske værktøjer, men der stilles ikke krav om deres anvendelse. Vi anbefaler altid at drøfte valg af systemer og metoder med jeres revisor for at sikre, at I træffer den bedste beslutning for jeres behov.