For at en udgift kan indgå i projektets regnskab, skal udgiften være betalt og ydelsen leveret til projektet. Der kan kun indgå forudbetalte udgifter i regnskabet, hvor dette er sædvanlig praksis på området, som eksempelvis ved betaling af depositum for overnatning.
Forudbetaling til eksempelvis rejsekort og lignende kan ikke indgå.
Hvad der skal fremgå af bilagene
Det skal tydeligt fremgå af bilag for udgiften, at denne er projektrelevant, afholdt og betalt.
Projektrelaterede udgifter og indtægter skal bogføres i en særskilt dimension i tilskudsmodtagers eget regnskab eller på særskilte konti.
Der skal være et transaktionsspor, der viser sammenhængen mellem de enkelte registreringer og regnskabet.